Comunicare in maniera efficace con il team risulta, essere un mezzo perfetto per avere una buona gestione di ogni progetto. Infatti, con la comunicazione efficace si ha la possibilità di portare a termine, con successo, qualsiasi tipo di progetto mentre, una comunicazione negativa, potrebbe compromettere l’intero lavoro.
Ogni team di progetto risulta essere in costante comunicazione sia che si tratti di messaggi che videoconferenze o telefonate, senza dimenticare le discussioni fatte in presenza.
In che modo avere una comunicazione efficace col team
Indipendentemente dal media che si utilizza, i team di progetto riescono ad aumentare ogni possibilità di raggiungere un obiettivo.
Un qualcosa che può avvenire solo nel caso in cui si sviluppa la strategia giusta di comunicazione necessaria per fare in modo che chiunque sia al corrente di ciò che sta accadendo.
Ed è per questo che oggi vi proponiamo una serie di suggerimenti dedicati alla comunicazione per il project manager necessari per avere una buona comunicazione con il team nel corso di un lavoro.
Scegliere la politica delle “porte aperte”
Per quanto riguarda la comunicazione, optare per una politica con “porte aperte”, dà la possibilità a tutti di fare delle domande oppure di avanzare delle preoccupazioni, un qualcosa che si potrà fare ogni qualvolta ne senta il bisogno.
Si tratta di una parte fondamentale per mettere in piedi un rapporto di fiducia.
Essere a conoscenza della possibilità di poter chiedere delucidazioni riguardo ai propri dubbi, risulta essere una motivazione molto importante nel team il quale si sente come parte integrante del lavoro.
Un altro consiglio potrebbe essere quello di tenere le porte aperte non solo a livello figurativo ma anche in quello letterale.
Nel momento in cui si vanno ad eliminare tutti gli ostacoli fisici che spesso ci sono tra dipendenti, si dà vita ad un rapporto di fiducia reciproca che spinge le persone a scambiare le proprie idee.
Accettare un feedback reciproco
Chiunque può sbagliare e quindi una critica, di tanto in tanto, non potrebbe fare altro che bene.
Nel momento in cui si tratta di un feedback costruttivo, sappiamo che questo può essere efficace solo se dettagliato e chiaro.
L’importante è che sia che si tratti di una critica che di un feedback, la persona che lo riceve deve accettarlo e elaborarlo.
Un project manager che si rispetti deve essere in grado di analizzare ogni feedback e prendere i provvedimenti nel caso in cui ve ne sia il bisogno.
Bisogna quindi assegnare attentamente ogni attività così che chiunque capisca il livello di responsabilità che possiede.
Nessun dipendente può portare a termine un’attività nel caso in cui non è certo quali siano i suoi compiti.
Il compito di un project manager è quello di fare in modo che il team sia a conoscenza dell’obiettivo del progetto e che ogni membro sappia perfettamente quali sono i compiti che lo aspettano.
Fare delle riunioni per verificare i progressi
Un altro modo per controllare l’andamento di un progetto, è quello di organizzare delle riunioni periodiche con il team in modo da fare il punto della situazione.
Organizzare attività divertenti per aumentare il morale
Per molto tempo, gli esercizi di team building sono stati usati per rendere migliore la comunicazione tra i vari membri.
Quindi, una buona idea potrebbe essere quella di mettere in piedi dei giochi di ruolo o altre attività differenti, oppure organizzare semplicemente una cena.
Lo scopo è quello di dar vita ad un rapporto di socializzazione tra i vari membri del gruppo.
Infatti, nel momento in cui i colleghi si trovano l’uno fianco all’altro, sono aperti ad una comunicazione migliore.
E’ proprio la sensazione di appartenere ad una seconda famiglia sul posto di lavoro che spinge le persone a lavorare meglio insieme per raggiungere un obiettivo comune.
Trovare uno scopo per ogni pausa caffè
Ogni pausa caffè, dà la possibilità, ai membri del team, di interagire in maniera informale nel momento in cui si trovano ancora al lavoro.
Il caffè risulta essere quel tocco in più che dà la possibilità, ad ognuno di noi, di avere l’energia per affrontare una giornata di lavoro.
Seguire dei corsi di formazione per la comunicazione
Può essere questo un metodo molto efficace per fare in modo che la comunicazione di gruppo venga migliorata.
Nel momento in cui si organizza un training concentrato sulla comunicazione, si potrebbe affrontare anche il tema della capacità di presentazione oltre che ad una formazione su abilità manageriali.
Scegliere il tipo di comunicazione più efficace
In base alla situazione che si presenta, il tipo di comunicazione può essere diverso.
Nel momento in cui si tratta di un progetto in cui partecipano anche i membri che operano da remoto, un buon modo per restare in contatto potrebbe essere quello di utilizzare una videoconferenza.
Invece, se si tratta di progetti interni, molto importanti sono le riunioni in presenza.
Quindi, in base al progetto che si sta utilizzando, molto efficace potrebbe essere la scelta di una forma di comunicazione adatta.
Scegliere un software per gestire i progetti
Attraverso l’utilizzo di un software per la gestione dei progetti, si dà la possibilità, ai membri del team di controllare ogni progresso, verificare le collaborazioni con altri membri e verificare ogni dettaglio oltre che scadenze.
Tramite un sistema semplificato, chiunque può accedere ai dettagli del progetto e lasciare dei commenti possono essere letti anche dagli altri partecipanti.
Inoltre, il potere utilizzare una chat nel software, renderà molto più semplice il comunicare tra i vari collaboratori.
Stabilire un leader di gruppo
Nella maggior parte delle situazioni, in un progetto sono presenti diversi leader il cui compito è quello di coordinare dei sottogruppi del team.
E’ molto importante chiarire, sin da subito, chi dovrà ricoprire questo ruolo così da sapere a chi rivolgersi in caso di domande.
Comprendere le problematiche di diversità
Nel momento in cui si mette in atto una collaborazione con soggetti di nazionalità differenti, potrebbe capitare che la differenza di idee di vita porta dei risultati a dir poco strabilianti.
Si tratta però di una diversità che si presenta anche negli accenti, nei dialoghi culturali e nei dialetti, ossia degli elementi che possono fare in modo che la comunicazione sia confusa e che quindi si possa dar vita a dei malintesi.
Per evitare che tutto ciò accada, ogni team leader affiancato dal project manager deve mettere in atto una strategia per fare in modo che ciò non accada.
Trovare i punti di forza di ogni individuo
I vari membri del team potrebbero preferire la comunicazione in maniera differente.
Infatti, c’è chi preferisce una comunicazione scritta tramite software o email chi invece si accontenta di una telefonata o di un incontro faccia a faccia.
Bisogna quindi prendere in considerazione il fatto che non sono tutti uguali e c’è chi preferisce una forma di comunicazione diversa dall’altra.
Si tratta di conoscenze che, da una parte rendono migliore il diffondere delle informazioni, mentre dall’altra sarà la possibilità di identificare ogni persona come individuo.
Avere un atteggiamento onesto ed aperto con ogni membro del team
Uno dei metodi più efficaci per fare in modo che sia migliore la comunicazione sul luogo di lavoro, è quello di avvalersi di una sorta di fiducia che va di membri del team.
La parola chiave in questo caso è trasparenza. Nel caso in cui i membri credono che ci siano alcune informazioni omesse volutamente, la fiducia costruita verrà distrutta.
In ogni caso, ci sono alcune informazioni sensibili che devono comunque restare segrete anche se, se si tratta di qualcosa inerente ai componenti del team, è importante che questi ne siano a conoscenza.
Quindi ogni project manager deve assumere un atteggiamento onesto e aperto verso i confronti del team, chiedendo loro di fare la stessa cosa.
Utilizzare dispositivi mobile
Oggi come oggi, chiunque possiede uno smartphone oppure un dispositivo mobile differente, il quale è sempre connesso alla rete.
Si tratta di un’opportunità che può essere colta al volo. Sono strumenti che permettono di restare aggiornati su ogni sviluppo del progetto.
Effettuare dei sondaggi in maniera anonima
In alcuni posti di lavoro non sempre è facile che i membri siano sinceri in ogni situazione.
Per capire effettivamente quali sono le loro preoccupazioni, un’idea che il project manager può prendere in considerazione è quella di utilizzare dei sondaggi anonimi.
Così facendo, si potrà raccogliere ogni preoccupazione e trovare soluzioni a quei problemi che il project manager, fino ad allora non sapeva esistessero.
Infatti, è molto più probabile che le persone siano oneste nel caso in cui la loro opinione rimanga anonima.
Prendersi la responsabilità degli errori
I manager migliori sono proprio quelli che si assumono ogni responsabilità anche nel caso in cui si commettono degli errori.
Chiunque di noi infatti potrebbe sbagliare e, nel momento in cui un project manager confesserà di avere commesso un errore, sarà visto, dai dipendenti, come uno di loro.