Cercare di fare in modo che la produttività e la concentrazione siano al massimo, è questo lo scopo che ognuno si impone. Ed è per questo motivo che risulta essere molto importante riuscire a gestire al meglio il tempo in ufficio. Ma come fare?
Essere in grado di organizzare il tempo nel migliore dei modi, andando così a sfruttare al massimo ogni minuto che si ha a disposizione, è di sicuro un primo passaggio da compiere per lavorare nel modo corretto, andando così ad ottenere una soddisfazione e un’efficienza maggiore.
I consigli da seguire per migliorare la produttività sul lavoro
Per riuscire a migliorare la produttività sul lavoro, è molto importante seguire dei consigli necessari per fare in modo che ogni cosa si incastri perfettamente.
Ecco quali sono i consigli da seguire.
Tenere traccia del tempo per ogni tipo di attività
Nel momento in cui si capisce in che modo e attraverso quale attività si utilizza il tempo all’interno dell’ufficio, si ha un buon punto su cui partire.
In questo modo si potrà capire in che modo sfruttarlo efficacemente. Sarà sufficiente provare questo metodo per circa 15 giorni.
Così facendo, si potrà capire quanti compiti si riescono a terminare in un preciso lasso di tempo così da riuscire a pianificare nel modo migliore e a dar vita a dei margini di tempo che possono dirsi sicuri.
In questo modo si riusciranno a raggiungere tutti quegli obiettivi stabiliti.
Fare in modo che si evitino le distrazioni andando a favorire la concentrazione
Per portare a termine un compito che risulta essere impegnativo, è importante cercare di conservare la concentrazione giusta.
Quindi, in questo caso, un consiglio potrebbe essere quello di diminuire la suoneria dello smartphone oltre che a quella della musica andando ad eliminare ogni notifica sia da cellulare che da PC.
Lo scopo è quello di annullare del tutto qualsiasi fonte di distrazione così da non correre il rischio di essere costretti ad iniziare ogni cosa da capo e quindi andando ad impiegare molto più tempo di quello che si era previsto per una precisa attività.
Capire quali sono le priorità di ogni lavoro
Per gestire correttamente il tempo all’interno di un lavoro, è molto importante capire l’ordine da seguire per portare a termine ogni impiego, valutando anche il livello di produttività nell’arco di una giornata.
In poche parole, durante la prima fase del lavoro, ci si dovrà dedicare a quelle che sono le incombenze più importanti e urgenti e, nella seconda parte, prestare attenzione ai compiti meno importanti che però non hanno delle scadenze imminenti.
Infine, durante la terza fase del lavoro, si dovrà dedicarsi ai compiti più leggeri, e quindi a quelli non prioritari.
In questo modo non si rischia di trovarsi di fronte a situazioni molto confuse in cui non si è in grado di capire più qual è l’obiettivo principale di un lavoro.
Rendere migliore l’organizzazione dello spazio di lavoro
Nel momento in cui si lavora in uno spazio funzionale e ordinato, ciò che ne consegue è che la produttività venga favorita.
Per riuscirci, bisognerà fare in modo che si eviti ogni tipo di distrazione così da riuscire a gestire, nel migliore dei modi, il tempo che si impiega al lavoro.
E’ molto importante quindi che lo spazio venga sistemato facendo riferimento a come si utilizza tutto ciò che quotidianamente è necessario.
E quindi, bisogna avere a portata di mano l’occorrente più utilizzato mentre, altri oggetti come quaderni, documenti o qualsiasi altro tipo di cancelleria, devono essere archiviati e ordinati nel modo giusto.
Per riuscire in tutto ciò, un consiglio potrebbe essere quello di utilizzare una scrivania da lavoro che si addica al tipo di professione che si svolge insieme ad una parete attrezzata dove organizzare libri e raccoglitori.
Utilizzare la tecnologia
Per fare in modo che gli obiettivi e il tempo vengono gestiti nel modo giusto, un’idea potrebbe essere quella di avvalersi di soluzioni tecnologiche.
Basterà mettersi nelle mani di reminder, rubrica, app o calendari online attraverso le quali organizzare ogni appuntamento e decidere le tempistiche per ogni mansione.
Si tratta di un vero e proprio metodo smart già sfruttare per gestire ogni modo di lavoro senza essere costretti a ricordarsi tutto oppure lasciare dei post-it appiccicati ovunque.
Esistono poi numerosi tool capaci di agevolare l’organizzazione oltre che a rendere molto più semplice anche la comunicazione con i colleghi attraverso dei messaggi istantanei.
Ecco alcuni dei tool più utilizzati:
- Trello, attraverso il quale si vanno a creare delle bacheche in cui organizzare ogni progetto e riuscire a lasciare traccia dei vari progressi;
- Todoist, una check list molto semplice e intuitiva in cui si vanno a segnare tutti i compiti che si devono svolgere nell’arco di una giornata;
- Timer e sveglie: delle soluzioni molto semplici presenti su ogni smartphone o pc. Si tratta di funzioni perfette per la gestione del tempo e delle pause, un qualcosa che verrà poi fatto in modo ordinato.
Evitare di sovraccaricarsi
Esistono delle attività che si affiancano a numerose altre, andando così a causare dei problemi per quanto riguarda il gestire il tempo insieme al tenere sotto controllo i vari processi in ufficio.
Ed è a quel punto che è molto importante rivedere l’intera organizzazione oltre che alla suddivisione dei vari compiti.
Nel caso in cui sia necessario, è possibile anche rifiutare un impegno andando a spiegarne ogni motivazione oppure chiedere aiuto a collaboratori o colleghi.
In ogni caso, è di fondamentale importanza andare alla ricerca di una strategia perfetta per fare in modo che il proprio lavoro risulti essere lineare.
Verificare ogni attività
Al termine di ogni giorno, bisogna mettere in piedi un report sul quale si indica ogni cosa che è stata portata a termine nell’arco delle ore di lavoro.
Si tratta di un’abitudine che potrebbe essere molto utile sia per verificare come è stato utilizzato il tempo e quanto ne è servito per le diverse mansioni oltre che per lasciare da parte la sensazione frustrante di non essere riusciti a portare a termine niente.
Insomma, riuscire a gestire il tempo sul lavoro potrebbe essere molto più semplice di ciò che si crede.
Attraverso alcune accortezze, si potranno ottenere dei benefici enormi sia a livello privato che professionale.
Nonostante tutto sappiamo infatti che i lavoratori felici e stimolati sono sempre quelli su cui l’azienda punta di più, poiché sono visti come una risorsa da non lasciarsi sfuggire.