In base a ciò che afferma la legge di Parkinson, sappiamo che il lavoro riesce ad espandersi fino a quando non va ad occupare ogni minuto che si ha a disposizione al fine di riuscire a concluderlo. Tutto ciò vuol dire che si potrebbe impiegare più tempo del necessario per portare a termine un’attività oppure di diventare vittima della procrastinazione e completare l’attività nei tempi stabiliti solo se si possiede un limite di scadenza.
Ed è proprio ciò di cui parleremo all’interno di questa guida, andando ad esaminare tutti i meccanismi su cui si basa la legge di Parkinson e fornendo dei suggerimenti necessari per riuscire a lavorare in modo più efficiente.
In cosa consiste la legge di Parkinson
Spesso capita di rimandare un progetto e di completarlo soltanto a poche ore dalla scadenza anche se si sa con certezza che si tratta di un lavoro che si poteva svolgere in pochissimo tempo.
Questa è la procrastinazione, oppure un esempio classico di legge di Parkinson all’opera.
A differenza di come molti credono, la scadenza non sempre viene vista come un aumento di produttività.
Ma vediamo insieme in cosa consiste la legge di Parkinson con un esempio in cui si hanno a disposizione ben due settimane per completare un progetto.
Potrebbero sembrare molti giorni anche se è importante prendere in considerazione il fatto che il tempo passa e che bisogna comunque impegnarsi per completare il lavoro, evitando di cadere nella procrastinazione.
La legge di Parkinson quindi si presenta nel momento in cui non si divide bene il tempo utile per completare il lavoro ma si finisce proprio poco prima della scadenza.
In poche parole, l’attività si è espansa al punto da occupare tutto il tempo che è stato assegnato.
La legge di Parkinson è stata scoperta da uno storico navale inglese, Cyril Northcote Parkinson, il quale affronta per primo questo argomento all’interno di un saggio che scrisse Nel 1955 per la rivista The Economist.
In seguito egli riuscì anche a pubblicare un libro intitolato Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress (La legge di Parkinson: alla ricerca del successo).
All’interno del saggio, troviamo la storia di una donna il cui unico lavoro era quello di inviare una cartolina, un qualcosa che poteva fare per tutta la giornata.
E visto che aveva a disposizione ben 24 ore per completare questa attività, impiegava 60 minuti per trovare una cartolina, 30 minuti per trovare gli occhiali, 90 minuti per scrivere il contenuto nella cartolina e continuando in questo modo fino a quando la giornata non terminava.
Insomma si tratta di una storia il cui scopo è quello di sottolineare in che modo il lavoro riesce ad espandersi fino a occupare tutto il tempo che si ha a disposizione.
Ovviamente Parkinson in questo caso ha voluto esagerare anche se, basandosi su una scala ridotta, più o meno siamo tutti di fronte ad una situazione del genere.
Per quale motivo il lavoro si espande fino ad occupare ogni minuto disponibile
Non mancano degli studi i quali affermano che, nel momento in cui ci viene assegnato un compito, si pensa immediatamente alla quantità di tempo che si ha a disposizione per completarla e non a quanto tempo invece sia realmente necessario.
Tale mentalità si va così a tradurre in sprechi di tempo e in flussi di lavoro che non risultano essere per nulla efficienti.
Tutto ciò accade perché tutti noi sentiamo la necessità di prendere tutto il tempo che si ha a disposizione per concludere un’attività, anche se ne basterebbe molto meno.
Alcuni esempi della legge di Parkinson
E’ possibile affermare che la legge di Parkinson si può applicare ad ogni cosa. Nessuno di noi riesce ad esserne immune e, solo quando questa viene riconosciuta, si trova un modo per combatterla.
Anche se è molto semplice trovare una soluzione per combattere la legge di Parkinson, deve essere la natura del proprio lavoro a stabilire la migliore strategia.
Ma vediamo insieme tre esempi in particolare.
Presentazione di marketing
Coloro che ricoprono il ruolo di marketing manager spesso si trovano a dover realizzare una presentazione per un cliente nuovo.
Capita quindi di avere a disposizione 30 giorni di tempo per ottenere tutto l’occorrente.
Una scadenza che mette a disposizione una grande quantità di tempo anche se, visto che vi sono anche altre attività urgenti da completare, spesso capita che la presentazione passi in secondo piano.
Il tempo però continua a passare e la scadenza è sempre più vicina. Il rischio che si corre quindi quello di completare il lavoro di corsa e di finire soltanto a pochi minuti dalla scadenza.
Invece, se non si ha nessun’altra attività in programma, è possibile prendersi tutti e trenta i giorni che siano a disposizione per lavorare su questa presentazione.
Anche se il lavoro è stato completato dopo due settimane, si continuerà comunque ad analizzare ogni informazione e ad aggiungere altri dettagli.
In questo modo, il lavoro è riuscito comunque ad espandersi occupando tutto il tempo che si aveva a disposizione.
In questo caso, la soluzione sta nel fatto che ogni membro del team di marketing ha la possibilità di collaborare così da finire il progetto in una tempistica reale, piuttosto che stabilire una scadenza.
Cos’ facendo, si andrà a concentrarsi sulla qualità piuttosto che sul tempo, facendo sì che un risultato sia molto più efficiente.
Catalogo
Prendiamo adesso come esempio un designer che deve portare a termine la realizzazione di un catalogo in 15 giorni.
Spesso capita che un professionista del genere vada sempre alla ricerca della perfezione e che si trovi quindi di fronte alla sensazione di non aver mai portato a termine un progetto nel modo giusto e che quindi questo possa essere sempre migliorato o corretto.
In questo caso, le scadenze risultano essere molto utili in quanto fanno sì che si resti nei tempi previsti.
In caso del genere, una soluzione potrebbe essere quella di coinvolgere immediatamente il cliente così da non dedicare tempo eccessivo ai propri progetti, ma farsi consigliare dal diretto interessato i quale potrà essere soddisfatto fin da subito.
Settimana lavorativa di 40 ore
Gran parte delle aziende hanno in previsione una settimana lavorativa della durata di 40 ore.
Si tratta di un modello in cui si richiede ai lavoratori di portare a termine le varie attività nella medesima quantità di tempo.
Un’affermazione che deve però essere analizzata attentamente, poiché i lavori del settore del marketing non hanno bisogno dello stesso tempo di un lavoro nel settore medico.
In questo caso, una soluzione potrebbe essere quella di sfruttare il principio di Pareto il quale afferma che il 20% delle cause dà vita all’80% degli effetti.
In poche parole sarà sufficiente concentrarsi molto di più sull’impatto, evitando quindi di concentrarsi sul tempo che si dedica ad un lavoro.
In che modo sconfiggere gli effetti della legge di Parkinson
Per trovare una soluzione alla legge di Parkinson, bisognerà sfruttare il tempo in maniera migliore, andando a avvalersi di alcune strategie specifiche.
Nel momento in cui non si riesce a fare in modo che il proprio lavoro si espanda, occupando così tutto il tempo che si ha a disposizione, si dovrà completare ogni compito in maniera molto più veloce.
Ma vediamo insieme quali strategie eseguire in due punti, e quindi verificare il lavoro in anticipo evitando così di procrastinare.
Creare un piano di gestione del tempo permette la valutazione di quanto tempo sia necessario per ogni attività e quindi di effettuare una pianificazione di conseguenza.
All’interno del piano quindi si dovrà definire:
- obiettivi SMART;
- elenco di attività e azioni;
- cronologia per il portale a termine;
- risorse a disposizione;
- momento in cui tenere sotto controllo lo stato di avanzamento.
Darsi delle scadenze
Il primo step per trovare una soluzione alla legge di Parkinson è quella di darsi delle scadenze.
Non bisogna però pensare a quanto tempo si ha a disposizione bensì valutare il tutto sotto un’ottica diversa, pensando al tempo necessario che sia bisogno per portare a termine una precisa lavorazione.
In questo caso, ecco quali sono le fasi da prendere in considerazione:
- capire quali sono le esigenze del progetto così da capire il tempo che si ha bisogno per portare a termine un progetto;
- analizzare la priorità delle attività, così da comprendere quali sono le attività più complesse e urgent;
- scegliere chi coinvolgere e quindi capire se si ha bisogno di assistenza da parte di altri colleghi;
- fare una valutazione nel tempo necessario;
- pensare ad ogni attività come se fossero degli obiettivi a breve termine che devono essere raggiunti.
Provare il timeboxing
Il timeboxing risulta essere una strategia per la produttività sul posto di lavoro che permetterà di eliminare ogni tipo di procrastinazione, concentrarsi sulle attività e recuperare quella che è la produttività persa.
Questo implica quindi il definire un obiettivo per portare a termine un’attività in un preciso lasso di tempo.
Provare la tecnica del pomodoro
La tecnica del pomodoro, la quale somiglia molto al timeboxing, implica la presenza di sessione di lavoro ininterrotte, dove, di tanto in tanto, si prendono delle pause brevi in modo tale da diminuire l’affaticamento mentale e aumentare la produttività.
Si tratta di una tecnica in cui i 25 minuti di lavoro consecutivi vengono fermati con pause di 5 minuti, in modo da riuscire a massimizzare il più possibile la concentrazione.
Sfruttare strumenti per gestire le attività
Usare strumenti per gestire il tempo, risulta essere il modo perfetto per organizzare una giornata lavorativa, per avere il tempo necessario per gestire ogni priorità e per programmare le varie scadenze.
E’ possibile anche realizzare una lista di operazioni da portare a termine, in modo da riuscire a rispettare ogni scadenza.
Trovare una soluzione a tutti gli effetti della legge di Parkinson risulta essere di fondamentale importanza per riottenere il controllo del tempo e portare a termine una quantità maggiore di cose.